为规范我校课程考核材料存档管理工作，全面提高档案管理水平，根据《山东农业工程学院考核管理规定》《山东农业工程学院课程考核材料归档管理办法》要求，制订本管理规定。

一、归档内容

全校各专业人才培养方案中所列课程，都应按照《山东农业工程学院课程考核材料归档管理办法》要求，建立相应的课程考核档案进行归档保存。

二、归档要求

1. 课程考核档案须在相应考次学期的后一学期，按照教务处通知的时间节点（一般为开学后一周），集中交送课程考核材料档案室，保存期限至学生毕业后四年，超期后由教务处组织集中销毁。

2. 各教学单位须按要求编制《山东农业工程学院课程考核材料存档台账》（见附件1），档案室存档一份，各教学单位自存一份。

3. 课程考核材料应装入“课程考核材料档案袋”，并按照存档目录顺序放入档案柜，确保层次明显、整齐规范、一目了然，便于查找。

4. 各教学单位须将整理好的课程考核档案袋统一进行编号。编号结构为：学年学期号（由五位阿拉伯数字组成）＋教学单位代码（见附件2）+课程代码＋顺序号（由三位阿拉伯数字组成，按教学班排序，每门课程单独起编）。若一门课程一个教学班的课程考核材料需分袋存档，应在编号后增加分包编号项，编号标识采用分数表示法，分子表示第几份，分母表示总份数。各编号项之间用“-”连接。

例如：2019-2020学年一学期由马克思主义学院开设的[BFL11005]《中国近现代史纲要》课程某教学班课程考核材料，共分2袋存档。则材料袋编号应为：

19201-MY- BFL11005-001-1/2

19201-MY- BFL11005-001-2/2

5. 缓补考的课程考核材料档案袋须以课程为单位装袋存档，在进行档案袋编号时，顺序号使用“001”并在编号最后使用“[B]”标识，使用“-”连接。

三、归档管理

1. 学校3个课程考核材料档案室（以下简称“档案室”），分别为第一档案室（办公楼703）、第二档案室（办公楼704）及第三档案室（办公楼427）。档案室内配备密集柜，并按照排、组顺序独立编号。

2. 档案柜的分配由教务处根据各教学单位课程考核材料规模统筹管理，各教学单位应指派一名档案员负责课程考核材料归档事宜，原则上由教学秘书担任。已分配的柜组钥匙由各教学单位档案员保管，档案室的开放由教务处统一管理。

3. 档案管理应账实相符，归档的材料种数、文件份数以及每份文件的页数应整齐完整。

四、档案的利用

1. 课程考核材料档案只有我校在职人员可以借阅, 借阅者须填写《课程考核材料档案借阅单》（附件4）,经各教学单位档案员批准后方可借阅。

2. 档案借阅的最长期限为四周，对借出档案,档案管理人员要定期催还, 发现损坏、丢失,应写出书面报告,报教务处处理。

3. 借阅人须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

4. 档案材料在借阅期间，借阅人不可转借档案,做到“谁借阅，谁保管，谁归还”。

5. 档案用毕须按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

本管理规定由教务处负责解释。