山东农业工程学院会议管理办法

第一章 总则

第一条 为深入贯彻落实中央八项规定精神，着力推进党风廉政建设，规范会议的组织和管理，提高会议的质量和效率，根据上级有关文件精神，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于以学校名义召开的各类会议，以及以会议为主要形式的活动（含研讨会、论坛、庆典等）。

第三条  党委（学院）办公室是学校会议的归口管理部门，负责会议的审批、指导、统筹协调和有关筹备等工作。

第二章 会议的类型及负责部门

第四条  主办校内会议

学校各类会议原则上在校内举行。确需在校外召开的重要会议，应报校长办公会批准后方可举行。会议的组织及会务工作由牵头部门负责。校内会议实施分级分类管理：

（一）学校会议

1.由学校党委行政组织召开的工作例会（如党委会、校长办公会等），全体校领导参加，学由校办公室负责组织；

2．以党委或学校名义召开的全校性的会议：教职工（代表）大会、党员（代表）大会、工会（代表）大会等。报校党委会或校长办公会同意，全体校领导参加，由学校办公室牵头组织，相关部门配合。

（二）专题会议

1．各种专题性、业务性会议：报主管领导审批后，主管校领导参加，由业务归口部门牵头组织，相关部门配合；

2．为解决紧迫问题所召开的现场办公会议：由主持会议的校领导指定一个牵头部门负责组织，相关部门配合。

（三）其他会议

各单位内部召开的各种会议，由各单位自行组织。如邀请校外人员参加思想文化类讲座、论坛、报告会、研讨会等，应报学校办公室审批。

第五条  承办校外会议

（一）会议承办单位(含校内主办、协办单位，下同)应至少提前一个月向学校办公室提交承办校外会议的书面申请。申请中应包括会议名称、会议内容、会议日程、会议地点、主办单位、承办或协办单位、会议规模、主要代表职务和人数、经费来源和经费预算，以及学校承担的任务等内容。

（二）学校办公室根据学校实际情况对会议方案进行分析论证，提出是否接受申请的具体意见，请示主管校领导同意，并适时提交校长办公会研究批准。

（三）会议承办单位在接到学校办公室关于可以接受校外会议的通知后，方可告知主办单位发出会议通知，并与校内有关单位协商。未征得学校同意，各单位不得自行承接校外会议。

第六条 参加校外会议

学校教职工参加校外举办的各种会议，应严格履行审批手续，参会人员需由校分管领导或者部门负责人审批，未经批准，不予报销会议相关费用。

第三章 会议原则

第七条  会议的组织和召开应当遵循以下原则：

（一）规范。会议组织单位应提前做好会议的申请、审批、筹备、组织等工作，会议相关部门密切配合，分工协作，共同做好会议服务。要尽量减少安排临时性会议。
   （二）高效。会议召开应注重实效，召开会议要主题鲜明、调研充分、突出重点，简明扼要，有明确、务实的预期效果，倡导开短会、讲短话，力戒空话套话重复话。不得组织召开没有明确目的、调研论证不充分、缺乏实际内容的会议。

（三）精简。精简会议数量，压缩会议时间，减少与会人员。议题相近、能合并召开的会议要统筹合并召开；凡是内容重复的会议一律不开，没有实质性内容的会议坚决不开；凡能以文件形式或利用现代通讯工具部署工作的，不再召开会议。

（四）节约。办会要厉行节约，凡涉及经费开支的会议应严格按照有关廉政建设的各项规定和学校会议费管理的规定执行，严禁铺张浪费；学校会议原则上安排在校内召开；确需在校外举行的，应当事前经分管或者联系(以下统称分管)校领导同意(必要时报请学校主要领导批准)；会场一律不摆放花草、不提供水果，一般不制作背景板。减少印发会议材料。

第四章 会议申报与审批

第八条 以学校名义召开的全校性会议，由牵头承办单位提出申请，报请分管校领导同意、主要领导审批后方可召开。

领导批复同意后，承办单位要及时将领导批示、会议议程、主要内容、会议材料、参会人员等学校办公室统筹安排。

第九条  确因特殊情况，由校领导主持召开的全校性临时会议(如传达上级紧急通知、部署紧急工作等)，由牵头承办单位请示分管校领导同意后召开，并事前向学校主要领导报告。

第十条  由校领导或者业务主管部门主持召开的工作会议，由牵头承办单位提出申请，报分管校领导审批，必要时应当报请学校主要领导同意。

要求各单位党政主要领导参加的工作会议，应当经学校主要领导同意后方可召开。

学院(部)召开的，邀请本单位以外人员参加的会议，应当报联系校领导同意。

第十一条  举办或者承办学术会议，应当先报科技处审核，再报分管科技工作的校领导审批。

第十二条  学校有关单位与国际组织、国（境）外有关团体、机构共同在国内举办或受其委托承办的会议，应按上级和学校有关规定，先报学校国际交流与合作学院审批、备案，再报分管外事工作的校领导审批；按有关外事工作规定须报上级相关部门审批的国际会议，由国际交流合作学院负责上报。

第十三条  各部门、各单位组织召开的会议，除邀请分管或联系本部门、单位的校领导出席外，需要邀请其他校领导出席的，须向学校办公室申请，由学校办公室负责协调安排。

第五章 会议组织

第十四条  会议准备

（一）确定会议中心议题。全校综合性会议议题一般由学校党委常委会或校长办公会确定；业务会议由相应职能部门根据工作的实际需要提出，报主管校领导审定。各部门在确定会议中心议题时，要本着集中、精简的原则进行安排，确保会议达到预期目的。

（二）确定会议议程、日程和主持人。

（三）确定与会人员名单。全校综合性会议与会校领导名单由学校办公室安排。由部门组织的业务性会议由各部门确定与会名单。

（四）履行会议报批手续。由部门组织的业务性会议或部门承办的校外会议，需使用学校公共会议场地的，应填写《山东农业工程学院会议审批表》（见附件1），并至少提前一周报学校办公室，以便统筹协调安排。

（五）会议通知。学校党委和行政召开的会议及大型综合性会议，由学校办公室根据学校会议决定或校领导指示负责会议通知。各类专题性、业务性会议，由组织会议的职能部门负责会议通知。会议通知应包含以下要素：会议内容、会议时间、会议地点、与会人员和会议要求等。

（六）会议材料的准备。会议组织部门负责会议材料的起草、修改、打印、装订和发放。所有材料应按文件要求的规格尺寸制作，不应有错字、错页、漏页、污渍。会议组织部门邀请校领导出席会议并讲话时，应负责草拟领导的讲话材料，提前送学校办公室初核后提交校领导本人审定。

（七）会场布置。会议组织部门负责会场布置和会后会场清理工作，相关部门予以协助。设主会场、分会场的会议，应明确各会场负责人，组织会议签到和维持会场秩序。需要多媒体等设备的应提前调试好设备，指定专人现场管理或维护会议系统。

（八）会场服务。会议组织部门负责会场服务工作，相关部门予以协助。大型重要会议必须签到。内容重要且需要时间思考酝酿的材料，应提前发放给会议代表。特别重要的大型会议还应制发会议证件，安排录音录像、摄影照相、新闻报道、合影留念、礼仪服务、安全保卫等。

（九）会后工作。会议组织单位应尽快根据会议精神，将校领导和上级领导的重要讲话整理成文稿，必要时草拟会议纪要，送学校办公室按程序制文；重要会议的全套会议材料须整理后送学校档案室存档；会议的决议、决定，由会议组织部门负责督促落实。

第六章  参会纪律

第二十条  严格执行会议纪律。参会人员应当按照通知要求准时到会，并履行会议签到手续；会议期间应当严肃认真，不随意走动，不交头接耳，不做与会议主题无关的事情，并将移动电话置于关闭或者静音状态。

第二十一条  严格执行会议请假制度。确因公务活动或者其他特殊情况不能参加会议，除按学校人事、干部管理规定办理请假、报告手续外，还应当向会议主持人请假，并报承办单位备案，否则视为缺席会议。

第二十二条  严格执行保密纪律。凡涉密事项， 参会人员应当按照保密法规和学校保密规定的要求做好保密工作，妥善保管会议文件，需要退回的文件要及时退回。

附 则

第二十三条  本办法由党委（学院）办公室负责解释。

第二十四条  本办法自印发之日起施行。

附件1         山东农业工程学院会议审批表