第一章 总 则
第一条 为加强学校对合同协议的有效管理，明确相关部门和岗位的职责权限，有效防范和控制合同可能的风险，确保学校的合法权益，依据《中华人民共和国合同法》（主席令第15号）等相关法律法规，结合学校实际制定本办法。
第二条 本办法适用学校的采购货物、工程、服务项目的合同(以下简称合同)。
第三条 任何部门和个人不得以任何方式泄露在合同管理过程中涉及的国家秘密、工作秘密和商业秘密。
第二章 职责划分
第四条 学校的采购合同由资产管理处负责，其主要职责：
（一）建立健全合同管理制度。
（二）监督合同依法、依程序签订;
（三）监督检查合同的履行、变更、解除等工作;
（四）承办采购、维修合同的起草工作;
（五）负责组织合同的会审工作;
（六）负责合同的签订、盖章、归档工作。
第五条 使用部门职责:
（一）参与合同的会审工作;
（二）负责合同的履行工作;
（三）负责合同变更、解除的申请工作;
（四）负责合同验收申请工作;
（五）使用部门负责合同中资产入库工作;
（六）使用部门负责合同款项支付申请工作。
第六条 财务处职责:
（一）参与合同的会审工作;
（二）按照合同条款，组织款项首付及结算工作。
第七条 审计处职责：
参与工程合同的会审工作,以及合同履行的审计工作。
第三章 合同会审
第八条 会审是指在合同拟稿后，正式生效前，由相关部门对合同文本进行审核。
第九条 由学校资产管理处、财务处、审计处和使用部门相关人员组成合同会审小组。重大合同由学校法律顾问参与会审。
第十条 应参加合同会审人员不得无故推脱，确因特殊原因不能参加的人员，须经本部门主管领导同意，并委派其他人员参加会审。
第十一条 合同会审具体方式包括：单独会审、集体会审。
单独会审：将合同分别报送相关部门一一进行审阅并签署意见。
集体会审：将参与会审的部门相关人员聚集在一起，共同完成合同审阅并签署意见。
第十二条 合同会审要点
（一）合法性。包括合同的主体、内容和客体是否合法，合同订立程序是否符合规定，资金的来源、使用及结算方式是否合规等；
（二）完整性。合同条款及有关附件是否完整齐备，文字表述是否准确，附加条件是否适当，合同约定的权利义务是否明确，数量、金额等标示是否准确等。
第十三条 合同会审程序
（一）由资产管理处确定会审的合同名录，会审时间以及会审参加部门、会审人员，并向会审人员提交会审合同，使用单位承办，并对重点问题进行相关说明；
（二）会审人员对合同发表各自意见，最终形成决定性结论，并对会审意见和结果签字；
（三）资产管理处依据会审人员签署的意见做好相关工作处理。
第十四条 合同会审工作应在5个工作日内完成。
第十五条 会审人员在会审过程中应认真、仔细审阅，发现疑问应及时与资产管理处进行沟通。
第四章 合同的签署
第十六条 我方代表在合同上签字之前，原则上应当让对方当事人先行在合同上签字盖章，或者双方同时签字盖章。对方先签字、盖章的情况下，我方代表应确保对方签字、盖章的真实性，防止假冒公章及签名行为。
合同的末页应当载有合同正文条款，否则应标明“此页无正文”字样，以示末页仅为签字盖章页。严禁将仅有学校签字、盖章却无合同条款的合同末页，交、寄给对方签字盖章。向国家或地方政府申报科研项目的合同有此情形的，可按项目资助方的要求执行。
第五章 合同的履行及验收管理
第十七条 学校根据中标结果向中标人发放中标通知书，通知其在合同签订前交纳履约保证金（具体金额根据相关规定确定）。同时，退还未中标的投标人的投标保证金。
第十八条 中标通知书发出后，中标人放弃中标项目的，或者无正当理由拒不提交所要求的履约保证金的，学校可取消其中标资格，其投标保证金不予退还。中标人应当承担相应的法律责任，并赔偿此行为给学校造成的一切损失。
第十九条 签订合同生效后，由使用部门派专人组织、实施履行合同。
（一）在合同履行过程中，使用部门应严格按合同约定，对施工方（供货方）进行监督管理；
（二）在合同履行过程中，需变更的事项，使用部门应提出申请，报分管校领导同意后才可按程序办理相关手续，相关资料报资产管理处存档。
第二十条 如果对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，合同使用部门应当及时向资产管理处说明情况，视情况发出要求对方履行或者采取补救措施的书面函件，督促其履约。如因对方违反合同而使我方受到损失，应当及时采取措施防止损失扩大，并注意收集、保全有关证据。如果我方不能履行合同，使用部门应当立即将相关情况报告资产管理处，并积极采取补救措施，减少损失；遇有不可抗力等情况影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并积极采取措施减少损失发生，并注意收集、保全有关证据。
第二十一条 合同验收：
（一）由资产管理处牵头，财务处、审计处、归口管理部门、使用部门组成验收小组，对合同履行情况进行验收工作；
（二）验收中发现下列不符合合同约定的情形，验收小组应在验收报告中注明违约情形和事项，并提出限期整改期限及再次验收时间：
1、未按合同规定时间、内容、方式等进行履约的；
2、履约内容未达到规定标准的；
3、其他违反合同约定的情形。
（三）验收完成后，由验收小组提交参加人员共同签字的验收报告。
第二十二条 项目验收合格，审计结束后，合同相对方应向学校财务处提交项目验收报告、审计报告（工程及包含工程的项目）、依据项目实际发生金额所开具的发票、设备入库单、合同等材料，由财务处安排资金支付。
第六章 合同纠纷处理
第二十条 发生合同纠纷应争取通过双方协商解决。协商一致的，双方应当签订书面协议确定。协商不成的，可依合同约定选择通过仲裁或诉讼解决。合同纠纷处理一般应由学校的法律顾问参与解决。
第二十一条 任何人未经学校授权批准，不得向对方当事人做出实质性答复或承诺。
第七章 合同档案管理
第二十二条 学校资产处负责学校采购、维修合同的存档管理工作。
第二十三条 合同应按统一编号，实行一份合同一个编号的原则，不得重号和漏号。根据合同编号，分别设立台账进行存档。
第二十四条 签订的合同学校需要四份，一份由资产管理处留存，一份财务处报销，一份审计处审计，一份由使用部门留存。
第二十五条 合同的查阅与借阅：
（一）工作人员查阅合同文件应办理登记手续，方可查阅；
（二）确因工作需要借出查阅的，须提交书面申请经本部门主管领导签字盖章后，办理借阅手续，以复印件借出，合同原件无特殊情况不得外借；
（三）查阅或借阅人员严禁涂改、圈画、抽取、撤换合同档案资料，不得对外泄露或擅自向外公布档案内容。
第八章 责 任
第二十六条 在合同制定及保管过程中有徇私舞弊、索贿、受贿、泄密等违法违纪行为，或在过程中玩忽职守、失职渎职，给学校造成损失的，要追究相关人员的责任，给予党纪、政纪处分，触犯刑律的依法移交司法机关处理。
第二十七条 中标人在合同制定过程中违反《中华人民共和国合同法》及其相关法律法规；或者未按照合同要求及时供货，给学校造成损失的，学校将依法向其主张损失赔偿。
第九章 附 则
第二十八条 本办法由学校资产管理处负责解释。
第二十九条 原《山东农业工程学院采购、维修合同管理办法》作废，本办法自发布之日起施行。
