为加强学校的资金管理，明确经济责任，防范资金运行风险，提高资金使用效益，根据《中华人民共和国会计法》（中华人民共和国主席令第24号）、财政部《会计基础工作规范》（财会〔1996〕19号）、财政部《内部会计控制规范》（财会〔2001〕41号）、《发票管理办法》（中华人民共和共财政部第6号）和《现金管理暂行条例》（中华人民共和国国务院令第6号）以及有关的财经政策、法规、制度的规定等，结合学校实际，制定本规定。
一、对原始凭证的要求
（一）从行政机关、事业单位或其他非营利性组织取得的收据，必须带有省级以上财政部门或其他规定机构的收据监制章方为合法有效。
（二）从公司、企业或其他营利性组织取得的发票，必须带有税务部门的监制章方为合法有效。
（三）外单位自制的内部收据及在商店购买的收据，不能作报销凭证。
（四）编外用工工资、劳务费、奖学金等支出，使用校内财务印制的“山东农业工程学院××支出凭证”，并由领款人、制表人、经办人、经费负责人签字方为合法有效。
（五）差旅费报销使用“山东农业工程学院差旅费报销单”，将出差人员姓名、补助及费用等内容填写齐全，有关单据附后，按规定程序签字后，办理报销。自带车出差的，油票一律不报。
（六）若同类票据较多，可用财务印制的“山东农业工程学院报销单”作为汇总表。
（七）各类原始凭证、合同、批件必须用原件报账。复印件不得作为报销凭证。
（八）原始凭证的内容必须符合经济业务的真实情况，并应将如下内容填写齐全：
1. 接收凭证的单位名称（全称）；
2. 填制凭证日期；
3. 购买物品的详细名称、规格型号、数量、单价、金额（大、小写）；
4. 填制凭证单位的经手人签字或盖章；
5. 从外单位取得的原始凭证，必须盖有收款单位的财务印章或发票专用章。
（九）原始凭证记载的各项内容均不能涂改，书写要清楚，易辨认。一式几联的发票（收据），必须用双面复写纸（发票自身具备复写功能的除外）套写。仅以发票（收据）联作为报销凭证。
（十）原始凭证的大写和小写金额必须相符。
（十一）从外单位取得的原始凭证如有遗失，应复印原始凭证存根由原签发单位加盖财务专用章，并清楚地显示原凭证的号码、金额和内容等，由经办人签字、经费负责人及财务处审批后，才能代作原始凭证。
（十二）购买办公用品等物品，应写明具体品名，若购买商品项目较多，发票上无法逐一填写或使用定额发票时，可在发票上填写同类商品总金额，并提供加盖收款单位印章的商品明细清单。
（十三）在百货商场、超市等使用POS机（收款机）的场所购买商品，必须以付款时当场打印的带有商品品名、货号、数量、单价、金额的发票作为报销凭证，换开的发票财务部门不予受理。
（十四）自筹基建经费的划转，使用财政监制的“山东省往来结算统一收据”办理转账。
（十五）凡在校内办理的经济业务，原则上应实行校内转账。需要划转经费的，可填写“山东农业工程学院校内经费转账单”，由经费支出部门、系（部）负责人签字后，办理转账业务。
（十六）各种报销票据，当年年终结转前应报销完毕，因特殊原因未办理报销的，延长到新年度3月31日，3月31日以后上年发票视为无效发票，不予报销（师资培训班、住院费相关票据另文规定）。如有特殊情况导致无法按时报销须提出书面申请，报分管财务校长审批后方可报销。
二、对原始凭证的审核
（一）审核原始凭证的合法性。主要审核所发生的经济业务是否符合国家有关规定的要求，购买的商品或劳务应是完成工作任务必需的，并符合学校有关经费开支的规定。包括：
1. 原始凭证生成程序的合法性，如企业或个人（具有营业执照的个体户）出具的营业凭证，除交通等部门的统一专用票据外，其他外来原始凭证，均应是税务或财政机关统一监制的合法票据。购买须办理入库的实物的原始凭证必须附有验收入库单，以确认实物已经验收入库。
2. 审查原始凭证所反映的经济业务有无违反财经制度的规定、有无不按计划、超预算办事的行为，资金使用是否符合规定，是否扩大了成本费用、开支范围等。
（二）审核原始凭证的合理性。主要审核所发生的经济业务是否符合常规，是否存在不合理现象，从以下方面进行审核：
1. 原始凭证上记载的经济业务与出具凭证的单位经营范围是否相符。比如：在服装商场、家电商场购买办公用品，销售、服务行业的企业出具制造业发票等均为不合理业务。
2. 经济业务本身是否合理，是否符合厉行节约的原则。例如所购买的商品的单价与市场价格相差过大，同一单位短期内大量、重复的在商场购买硒鼓、墨盒、打印纸，出差期间在外地购买打印纸、墨盒，突击使用结余经费购买不需要的物品等均为不合理业务。
对于以上不合理业务，会计人员有权拒绝受理。
（三）审核原始凭证的真实性。主要审核凭证所反映的内容是否符合所发生实际经济业务的情况，数据、文字有无伪造、涂改、重复使用情况，各联之间数额有无不符情况等。原始凭证如有弄虚作假，不能作为报销凭证。
（四）审核原始凭证的完整性。完整性审核的目的是确定原始凭证的填制是否符合要求，要素是否填写齐全，数字是否正确，填写是否清晰。
对原始凭证经过审核后，应根据审核结果进行相应处理。
1. 对于内容合法、合理、完整、正确的原始凭证，按规定办理报销手续，加盖“附件”章，据以填制记账凭证，并将原始凭证作为附件附在记账凭证后面，以备查核。
2. 对于内容合法、合理而记载不准确、不完善的原始凭证，按规定暂缓办理会计手续，将原始凭证退回业务经办单位或人员，责成改正凭证记录的错误。经责任单位和有关人员更正错误后，对更正后的凭证进行复审，确定无误后准予办理会计手续。
3. 对于内容完整、正确而不合法、不合理的原始凭证，按规定拒绝办理会计手续。对于弄虚作假、营私舞弊等违法乱纪行为应根据法律规定，拒绝受理。
三、报销、借款、收款手续的规定
（一）报销业务应由本单位正式职工办理，其他人员原则上不得办理报销业务。
（二）购买实物办理报销时，必须有验收证明。购买的设备、物品，属于固定资产的，需先办理固定资产验收手续，持发票、固定资产验收单、购货合同等按报销手续签字后办理报销。不属于固定资产的，除按报销手续签字外，还必须有验收人签字。
（三）修缮工程项目办理报销时，应提供立项批文、合同、招标记录、验收记录，财务审核无误按合同约定支付，工程结算时，应提供审计后工程结算报告和发票。合同约定有质保金的，质保期满，按合同支付余款。
（四）因公借用支票，借款人应在借款单上填写支付金额、收款单位、用途并在支票存根上签字；若实际支付金额不确定，必须在借款单上填明支票用途、收款单位、用款限额，经财务处审批后办理。
（五）借用支票的经办人，在将支票交于收款人时，实际支付金额和收款单位名称应按发票填写清楚，严禁将没有填写金额和收款单位名称的转账支票交给收款人。若违反规定给单位造成损失，责任自负。
（六）借款和借用发票必须由本校正式职工申请办理。借款人因工作调动或岗位变动，必须先办理未了款项的清理移交手续。
（七）借款和借用发票，实行“前款不清，新款不借”制度。借款期限一般不得超过一个月（师资培训班、住院借款另文规定），超过三个月仍不还借款，学校将追究有关人员的经济责任。
（八）科研经费到账后，由科研处填写“科研经费分配单”转入相关课题。项目负责人按规定到财务处办理报销业务。
（九）横向科研课题若委托单位要求先开收据后付款，需要办理“收据”借用业务时，需填写“借用发票借据”，由科研处负责人、财务负责人审批后办理“收据”借用手续。 若给协作单位转款需要持对方提供的正式发票（收据）和正式合同办理。
（十）严格执行公务卡强制消费目录，凡目录规定的公务支出项目，应按规定使用公务卡结算，原则上不再使用现金结算。
四、经费签批
（一）经费签批的原则
1. 各项费用开支必须严格执行国家、山东省和学校有关财务规章制度及规定的开支范围和开支标准，否则财务部门不予办理。
2. 按项目切块落实到各单位的各项预算经费，按财权和事权相结合的原则，确定各单位领导的审批权限。
3. 各项经费开支严格执行学院相关规定，各部门主管经费领导（以下简称部门领导）对本部门发生的经费支出进行审批并签字，特殊情况，无法正常履行审批职责的须填写授权委托书，委托相关人员代为审批。财务处负责监督各部门的预算执行情况，对无预算或超预算限额的各项支出，将不予办理。
4. 学校预算经费原则上不得开支招待费、礼品费。
5. 为了对大额资金流动加强监管，超过3万元（含3万元）的各项支出，须提前申报资金使用计划，经财务部门批复后方可支出。
（二）经费签批手续
1. 日常经费的签批
日常经费是指为维护学校各项活动正常运行，按照预算安排，划分到各部门预算指标管理范畴的各项公用经费。日常经费的支出，采取“定额分配，切块包干，自主使用，超支不补”的管理办法。
2. 常规的工资性支出由人事处核算，人事处负责人审批，报财务处发放。重大的增资或校内岗位的调整，必须由人事处负责人审签，报分管校长审批。补发工资以及其他工资异常变动，需由人事处、财务处负责人审批。
3. 非工资性各项人员经费，须用财务凭证纸打印成统一表格，并由以下相关部门领导签字、盖章，经财务处审批后方可支取。
（1）探亲旅费须经人事处负责人审批；
（2）各教学部门外聘教师课酬须经人事处、教务处负责人审批；
（3）向学生发放的各种补贴、困难补助、各种奖金、勤工助学金等款项，由主管此项工作的直接负责人审核，经分管财务校领导审批，报财务处发放。
4. 课题经费，其中：纵向课题在规定开支范围内由课题负责人和科研处负责人签批；横向课题在规定开支范围内由课题负责人和课题负责人所在单位负责人签批。
五、付款方式
（一）按国家现金管理的规定，除对职工个人发放工资、奖金、津贴、福利费、各种社会保障和社会救济、差旅费，向农民购买农副产品以及在结算起点以下的开支可以使用现金外，其他都应办理转账结算业务，不得使用现金结算。
（二）在市内购买，需办理转账支票支付；在本市以外地区购物，须通过银行以电汇、汇票等方式支付。
（三）按现金使用范围规定，需要支付现金在5000元以上的，应提前一天通知财务处，以便备足现金。
（四）支票的有效期限是10天，经办人应及时办理，以免过期作废。
六、其他事项
（一）借款后，请尽快持发票或有关合法单据前往财务处办理报销结算手续，以免影响学校资金的周转与管理。
（二）所有财务单据的签字一律使用黑色碳素签字笔。
（三）每年12月25日前必须完成所有借款报销和还款手续，以保证财务决算的正常进行。
